Formularz zgłoszeniowy na szkolenie

KLAUZULA INFORMACYJNA
dotycząca przetwarzania danych osobowych osób zgłaszających się na szkolenia (art. 13 RODO)

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) informujemy, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe osób, które zgłaszają się na szkolenia organizowane przez Park Naukowo-Technologiczny w Opolu za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego.

1. Administrator danych. Administratorem danych osobowych jest „Park Naukowo-Technologiczny w Opolu” sp. z o.o. z siedzibą w Opolu, ul. Technologiczna 2, 45-839 Opole, NIP 7543069732, e-mail: biuro@pnt.opole.pl.
2. Inspektor Ochrony Danych. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można się z nim kontaktować pod adresem e-mail: iod@pnt.opole.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania. Dane przetwarzane są w celu:
   – przyjęcia i obsługi zgłoszenia na szkolenie, kontaktu w sprawach organizacyjnych oraz realizacji szkolenia, w tym prowadzenia listy obecności i wydania zaświadczenia. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy osoba zgłasza się we własnym imieniu. Gdy zgłoszenia dokonuje pracownik w imieniu firmy lub instytucji, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora polegający na realizacji szkolenia na rzecz tego podmiotu);
   – wypełnienia obowiązków prawnych, w tym rozliczeniowych, podatkowych i archiwizacyjnych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
   – prowadzenia statystyk i sprawozdawczości dotyczącej działalności szkoleniowej administratora – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
   – ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
4. Zakres danych. Przetwarzamy dane podane w formularzu: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, miejscowość i województwo. Przy zgłoszeniu pracownika przetwarzamy także nazwę firmy lub instytucji oraz jej NIP. Przetwarzamy również informacje o wybranym szkoleniu i terminie oraz o udziale w szkoleniu i jego ukończeniu. Jeżeli zajęcia zdalne są nagrywane, przetwarzamy także wizerunek i głos uczestnika – po wcześniejszej informacji o nagrywaniu.
5. Odbiorcy danych. Dane mogą być przekazywane:
   1. podmiotom świadczącym na rzecz administratora usługi informatyczne (w tym hosting formularza i poczty elektronicznej), księgowe, prawne i pocztowe oraz trenerom prowadzącym szkolenie – na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych i wyłącznie w niezbędnym zakresie;
   2. firmie lub instytucji, w imieniu której dokonano zgłoszenia – w zakresie informacji o udziale w szkoleniu;
   3. organom i podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.
6. Okres przechowywania. Dane przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji szkolenia, a następnie:
   – dokumentację szkolenia – przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym szkolenie się zakończyło;
   – dokumentację księgową i podatkową – przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku;
   – pozostałe dane – do upływu terminu przedawnienia roszczeń.
   Dane z niezrealizowanych zgłoszeń usuwamy po zakończeniu danej edycji szkolenia. Nagrania usuwamy niezwłocznie po rozliczeniu szkolenia.
7. Prawa osoby, której dane dotyczą. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych. Przysługuje też prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora.
8. Prawo do skargi. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
9. Dobrowolność podania danych. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do przyjęcia zgłoszenia i udziału w szkoleniu. Bez nich nie możemy przyjąć zgłoszenia.
10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji. Dane nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania.
11. Przekazywanie poza EOG. Dane nie są przekazywane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego.